امروزه یکی از دغدغه های اصلی سازمان ها و شرکت های تولیدی، چگونگی تامین مواداولیه است. بعضی از مواداولیه ی مصرفیِ تولیدکنندگان، وارداتی می باشد و هریک از آنها، مواد مورد نظر را در داخل کشور از طریق واسطه ها و با قیمت بیشتری خریداری می کنند. به طور مثال در صنعت فرش دستباف قم، با توجه به اینکه حجم زیادی از محصولات تولیدی، فرش دستبافت ابریشمی می باشد، و چون میزان تولید ابریشم در داخل ایران پاسخ گوی نیاز سالانه این صنعت نیست، بیشتر شرکت های تولیدی، از ابریشم وارداتی استفاده میکنند. ولی بیشتر این شرکت ها ابریشم مورد نیاز خود را به صورت انفرادی و غیرمتمرکز و از طریق واسطه ها و با قیمت بالا خریداری می نمایند که این منجر به افزایش هزینه های تولید میگردد.

هرچند موضوع چگونگی خرید در صنعت فرش دستباف ایران و دیگر صنایع داخلی، تبدیل به یک مشکل بزرگی شده، ولی امروزه در بیشتر سازمان ها و شرکت های بزرگ جهان، خرید به عنوان نقش موثری، از حالت معامله به یک بازی استراتژیک تبدیل شده است. چرا که استراتژی مناسبی برای خرید به کار گرفته شده است. از این رو در این بخش نکاتی در مورد خرید درست و راهکاری برای حل مشکلات تولیدکنندگان داخلی ذکر میگردد.

دو روش اساسی خرید در سازمانها یا شرکت های تولیدی، روش خرید متمرکز و روش خرید غیر متمرکز می باشد:

1-خرید متمرکز: خریدی است که به وسیله واحد تدارکات کل (مرکزی) انجام می شود. هنگامیکه که نیازهای شرکتهای مختلف با یکدیگر مشابه باشد و این گونه شرکت ها نزدیک به هم و در یک منطقه جغرافیایی باشند. در این شرایط چند شرکت میتوانند با هماهنگی یکدیگر یک یا دو نفر را مسئول خرید کرده و به صورت یک جا و مستقیم اقدام به خرید کنند.

2- خرید ¬غیرمتمرکز: خریدی است که در صورت پراکندگی جغرافیایی شرکت ها، و مشابه نبودن کالاهای مورد نیاز، توسط هر شرکت به صورت انفرادی و غیر متمرکز انجام میگیرد.

با توجه به توضیحات بالا، چند شرکت تولیدی که در یک منطقه جغرافیایی تمرکز دارند و کالاهای مشابهی تولید میکنند میتوانند یک گروه تشکیل داده و مواداولیه خود را از طریق خرید متمرکز انجام دهند و با استفاده از این استراتژی، از مزایای این نوع خرید بهره کافی ببرند. به طور مثال همانگونه که شرکت های تولیدی صنعت فرش دستباف قم در یک منطقه جغرافیایی ساکن هستند و همه آنها به مواد اولیه یکسان یعنی ابریشم نیاز دارند، میتوانند با اتحاد و هماهنگی یکدیگر، خرید خود را به صورت متمرکز و گروهی و به صورت مستقیم و بدون واسطه انجام دهند.

برخی از مزایای خرید متمرکز، عبارت است از:

صرفه¬جویی در به کارگیری نیروی انسانی

صرفه جویی در هزینه های مربوط به خرید و حمل و نقل

صرفه جویی در زمان خرید

امکان اخذ تخفیف در مقادیر زیاد

تجزیه تحلیل ریسک های بازار

کاهش قیمت تمام شده کالا از طریق حذف واسطه ها و در نتیجه بهبود بهره وری و عملکرد مالی

مراحل خرید متمرکز مواداولیه (خرید خارجی) به شرح زیر است:

1-تشکیل شبکه خرید متمرکز: به عنوان اولین قدم برای عملیات خرید متمرکز، ابتدا تولیدکنندگان که مایل به خرید مواد اولیه یکسان به صورت متمرکز می¬باشند، یک تیم تشکیل داده و به صورت یک واحد تدارکات، عمل می نمایند.

2- انتخاب منبع فروش مواداولیه: بعد از تشکیل شبکه خرید توسط تولیدکنندگان، انتخاب منبع فروش و یا تامین کننده از طریق سفارتخانه ها، اتاق بازرگانی، بررسی کتب، مجلات و کاتالوگ¬ها، و یا اینترنت صورت میگیرد.

3- استعلام شرایط فروش: در هر خرید خارجی استعلام شرایط فروش فروشندگان مانند قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا برای هر منبع فروش ضروری است.

4- مذاکره: در این مرحله که معمولا در مورد تعیین قیمت بحث میگردد موضوع تخفیف نیز مورد اهمیت قرار میگیرد. در این مرحله چنانچه نتایج مذاکره مثبت بود، مرحله بعدی خرید یعنی تهیه پروفرما صورت میگیرد در غیر این صورت مجددا عملیات از مرحله دوم یعنی انتخاب منبع فروش تکرار می¬گردد.

5- تهیه پروفرما: پروفرما یا پیش فاکتور شامل شرایط پیشنهادی توسط فروشنده مانند مشخصات کامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع کالا، وزن کالا، قیمت واحد، قیمت کل، شرایط پرداخت، تاریخ صدور، تاریخ اعتبار، کشور مبداء و مقصد، زمان حمل و تحویل کالا و... می-باشد

6- تنظیم قرارداد: قرارداد خرید پس از انجام مذاکره میان خریدار و فروشنده و تصمیم قطعی برای خرید و فروش، منعقد می¬گردد. در قرارداد خرید حدود وظایف هر یک از طرفین مشخص می¬گردد.

7-اخذ مجوز قانونی ورود مواداولیه و گشایش اعتبار توسط بانک: این مرحله مربوط به گشایش اعتبار اسنادی میباشد که خریدار برای درخواست گشایش اعتبار، مدارکی به بانک ارائه داده و بانک گشاینده اعتبار نیز پس از بررسی دقیق و سریع مدارک متقاضی، اقدام به گشایش اعتبار می¬نماید.

8-ارسال مواد اولیه توسط فروشنده به کشور خریدار: این مرحله که شامل حمل کالا می¬باشد، طبق موارد ذکر شده در قرارداد صورت می-پذیرد.

9-ورود مواد اولیه به کشور و ترخیص آن از گمرک

10- حمل مواد اولیه از گمرک به انبار خریدار

انتشار خلاصه شده پژوهش در روزنامه سپهر اقتصاد-شماره 16

انتشار کامل مقاله در مجله بررسی های بازرگانی- شماره 84 و 85